13 Consejos para Mejorar Tu Manejo del Tiempo – Parte 2

Seguimos con la 2da parte de nuestro artículo de lecciones que hemos aprendido para aumentar el desempeño y nuestra capacidad de gestión. Si aún no has leído la primera entrega lo puedes hacer aquí:

13 Consejos para Mejorar Tu Manejo del Tiempo – Parte 1

7. Identifica tu «hora creativa»

como-manejar-el-tiempoNo todos tus momentos de trabajo son iguales, hay momentos de tareas repetitivas y «operativas», otros de abstracción, concentración y deducción (momento de crear propuestas, pensar conceptos, etc), como otros de dejar que las cosas fluyan sin poner barreras.
Además, tu energía y disposición varía a lo largo del día y en cada persona puede ser diferente, lo que a unos les funciona para la mañana a otros para la tarde.
Puedes mejorar tu desempeño, identificando si en tu trabajo tienes estos diferentes «momentos», y luego intentando diferentes variaciones de horario, por ejemplo, un día dejas lo operativo para la primera hora, otro día para la última, hasta encontrar lo que más se acomoda a tu estilo.

8. Apaga el telefono y chats y navegadores durante la hora creativa

Cuando tienes una interrupción te puedes demorar hasta 10 minutos en encontrar ese «estado de flujo» que llevabas, por ello, debes desactivar tus distractores y notificadores. Cierra los navegadores, desconecta los chats y apaga tu celular y ventanas de notificación. Esto disminuirá la cantidad de interrupciones y la probabilidad de que alguien te interrumpa,

9. no atiendas preguntas hasta determinada hora

Define una » hora de concentración» en tu casa u oficina, esto es un horario donde nadie debe interrumpir a los demás por más importante que sea. Por ejemplo, todos los días de 9 a 10 am, o solo de Lunes a Miércoles, etc.
O simplemente, marca en tus tareas, aquellas que durante su ejecución no atenderás preguntas, (recuerda crear un espacio en el que si atenderás preguntas) e infórmaselo de forma educada a aquella persona que te solicitó información. Algo como: «Dísculpame, necesito toda mi concentración durante los próximos 40 minutos, ¿Podríamos conversar a las 10:20?»

10. Un solo punto de control

¿En donde está apuntado lo que tienes que hacer?. Comúnmente, nuestras tareas nos llegan de diversas fuentes: e-mail, llamadas, tablero de apuntes, calendario rayado, conversaciones, recuerdos mientras almorzamos, etc. La mayoría de las personas deja la función de recordar estos compromisos a cargo de su memoria, pero la realidad es que este método falla a menudo terminando en un «se me olvidó», o «se me pasó».

Si adquieres la costumbre de centralizar todo en un punto, no solo podrás gestionar tus tareas con mayor efectividad, sino que ya no tendrás que estar revisando cada una de estas fuentes cada 5 minutos para saber que tienes que hacer.
¿Y cómo funciona? digamos que tu centro será una libreta, así que allí apuntarás cada tarea del día, pero además, también apuntarás que correos debes responder, procediendo a archivarlos u ocultarlos de tu bandeja de entrada, también apuntarás los compromisos de llamadas recibidas, y hasta los momentos para descansar y organizar. La idea es que este sea tu centro de control, las demás herramientas son solo sitios de apoyo o de ampliación de información y no deben tener el rol de recordarte lo que debes hacer..

11. organiza tus archivos sueltos

Ten la costumbre de mantener tu mesa y escritorios despejados, más allá del orden y limpieza que proyectas, tiene 2 ventajas claves adicionales: la primera es que una mesa llena, es una mesa distractora, lo que hay allí, será una fuente continua de distracción, ¿Tienes una revista?, la vas a querer ojear, ¿Tienes las fotografías del último viaje?, estarás tentado a mirarlas y así con todo lo que tengas, y la segunda ventaja, es que una mesa despejada, está preparada para servirte de apoyo para las tareas del día recibiendo nuevos documentos, aunque debes recordar vaciarla al final del día

12. Horario para archivos sueltos

Aunque el orden es agradable, hasta este debe tener horarios para lograrse, si todo el tiempo estas organizando archivos, objetos y limpiando, no vas a tener tiempo para las tareas críticas. Más aún es posible que el «necesitar todo ordenado» se convierta en una excusa para no hacer aquello que estás posponiendo
Si por el contrario, dejas el momento de organizar para «cuando tengas tiempo» seguramente nunca lo tendrás, ya que nada que no esté en tu punto de control, tendrá un momento para ser ejecutado.

13. Retira los iconos de navegación, correo y entretenimiento de la barra de tareas y el escritorio

Esto aplica para íconos en tu pantalla, consolas de videojuegos en la mesa, balones en la estantería frontal, etc. Aunque es una ventaja tener aquellos íconos y objetos que más usas a la mano, también ellos se convierten en una fuente de distracción. Piénsalo, es muy útil tener el ícono del gestor de correos a la mano, pero, ¿Cuantas veces lo abres al día sin darte cuenta siquiera? Alejándolo de tu vista, tendrás un mayor control sobre tus tareas

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1 Comentario

  1. Muy completo, gracias.

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